Una factura electrónica es básicamente la versión online de una factura en papel que se puede consultar y pagar en línea.
Las facturas electrónicas se pueden consultar en la web de la empresa que las emite, en lugar de esperar a recibirla en nuestro buzón de correo físico.
Actualmente muchas empresas ofrecen incentivos (como descuentos) a sus clientes por solicitar y recibir la factura de forma electrónica, ya que en la mayoría de los casos esta digitalización implica grandes ahorros en costes operacionales para la empresa.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Todas las facturas, sin importar si son de papel o electrónicas, deben cumplir con el reglamento de facturación, por lo que se deben incluir los siguientes campos:
- Número: no debe repetirse en dos facturas y tiene que mantener la continuidad.
- Fecha: importante para la declaración de los impuestos
- Emisor y receptor: debe contener los datos completos de las partes involucradas en la factura. Nombre y apellidos si son autónomos o denominación social y NIF si es empresa.
- Concepto, importe e impuestos: Debe detallarse la descripción del producto o servicio, la cantidad, precio unitario, tipo de IVA que se aplica, IRPF y precio final.
Las facturas se pueden realizar utilizando cualquier plataforma de facturación electrónica. Actualmente la oferta es amplia, incluso hay portales con funcionalidades gratuitas. El diseño y formato puede ser elegido por la empresa, siempre que se cumplan los requisitos legales para su validez.
Ventajas de la factura electrónica
- Es más ecológico y suele implicar ahorro en costes de producción para la empresa.
- Permite mantener las facturas organizadas, al no disponer de estas en forma física.
- Las facturas están más actualizadas debido a la reducción del retraso entre la producción y la entrega.
- Facilita la integración y automatización con los diferentes softwares de contabilidad, lo que hace más sencillo llevar las cuentas de la empresa.
A pesar de todos los beneficios que representa la facturación electrónica, al depender de un sistema informático, se corre el riesgo de ser infectado con un spyware o malware, representando una amenaza para la seguridad de los datos personales y financieros de la empresa. Sin embargo, esto se puede evitar con la instalación de un antivirus y el uso de plataformas confiables.
Factura electrónica y Administración Pública
Los proveedores de la Administración tienen la obligación por normativa de presentar las facturas de forma electrónica, a través de la plataforma FACe preparado para esto, o utilizando algún otro prestador del servicio.
Si quieres presentar tus facturas ante la Administración Pública de una forma sencilla y rápida, puedes utilizar nuestra propia plataforma y solicitar (si lo deseas) el anticipo de facturas. Ponte en contacto con nosotros y te guiaremos durante el proceso.