Cada operativa derivada de la actividad empresarial debe quedar registrada. La normativa contable es el marco legal que establece cómo se ha de registrar cada hecho a través de los asientos contables. Más allá del interés de la empresa en manejar datos suficientes para planificar y administrar mejor el negocio existe esta obligación legal para tener al día toda la información que se pudiera requerir.

Los asientos contables reflejan la actividad de cada cuenta o elemento patrimonial, de activo o pasivo, configurando así el diario de contabilidad. Los asientos se generan por partida doble (debe y haber), y deben estar compensados, es decir, cada dinero empleado debe tener su financiación (no hay destino sin origen). Es deber de la empresa asegurar que la información suministrada en los registros contables sea clara, cierta, transparente y comparable.

La contabilidad establece para cada grupo de cuentas un criterio y unas reglas. Por eso es fundamental seguir unas pautas para que todo se realice de la forma correcta. Estos son algunos consejos sobre las partidas más relevantes.

  1. Orden y control en los ingresos y gastos

Los ingresos derivados de las ventas y los gastos de compras, arrendamientos, personal, gastos financieros u otros son apuntes casi diarios. La clave es tener las facturas o justificantes bien ordenados para registrarlos cuando corresponda y también evitar errores en las anotaciones de las cuentas e importes.

Estos apuntes son clave para determinar el resultado del ejercicio (ganancia o pérdida), que vendrá dado por los ingresos menos los gastos que pertenezcan directamente al ejercicio en curso (principio de devengo).

  1. Gestionar bien los cobros y pagos pendientes

Las operaciones al contado tienen como contrapartida la cuenta de tesorería o del banco. Los que queden pendientes forman parte del circulante a corto plazo (acreedores o deudores) y necesitarán otra anotación cuando se hagan efectivos. El crédito comercial lo utilizan muchas pymes como recurso de financiación a corto plazo. Es esencial una buena previsión de los vencimientos para corregir riesgos de tesorería.

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  1. Revisar las amortizaciones del inmovilizado

La normativa contable incide en la depreciación del inmovilizado. Por eso hay que descontar o amortizar cada año (como gasto) la pérdida de valor de cada cuenta de inmovilizado. Hay reglas para cada tipo de bienes lo que facilita el cálculo. Son anotaciones que hay que tener en cuenta cada año.

  1. Mantener al día los inventarios de las existencias

Es obligatorio un recuento anual de cada grupo de existencias (repuestos, materias primas, productos terminados, etc.) para revisar su valoración al final del año (a precios finales, iniciales o promedios). Si ese recuento se lleva con más frecuencia se ahorra mucho tiempo y problemas.

  1. Nóminas y seguridad social

Los pagos a los empleados son parte esencial de la gestión mensual. El paso previo es calcular bien las partidas para cada uno y luego realizar un asiento conjunto. Tiene que haber una cuenta para cada concepto. Los más básicos son el salario bruto y la seguridad social que le corresponde a la empresa.

  1. Ojo a los valores a corto y largo plazo

El grupo 5 representa las cuentas financieras, que distinguen operaciones a largo y corto plazo (deudas, créditos, inversiones, finanzas…). La deuda establecida a largo plazo cuando corresponda pagarla en el ejercicio actual debe traspasarse a la cuenta correspondiente a corto plazo. Son ajustes anuales, igual que la periodificación de algunos ingresos y gastos que se extienden a más de un año.

  1. Las fechas de pago de impuestos

Los impuestos principales son el IVA y el impuesto de sociedades. Si las anotaciones han sido correctas durante el año los programas de contabilidad ahorran mucho trabajo en el cálculo fiscal. Para el IVA, un buen registro de las facturas es vital y, por otro lado, es importante tener bien anotadas las amortizaciones o deducciones que puedan reducir el impuesto de sociedades. Y, sobre todo, cumplir con los períodos de pago. Si se eluden, los intereses de demora y las multas son muy serios.

Los asientos contables son el cimiento de una buena contabilidad y definen la situación económica y financiera de la empresa. Son necesarios para el cálculo de impuestos y para extraer información valiosa estudiando el balance y aplicando ratios de análisis. Con esto  se pueden evaluar fortalezas y riesgos y tomar las decisiones adecuadas.